I. Comment organiser et lancer un projet ?
4.1. Les acteurs
Composante essentielle du projet, les acteurs, en tant que "ressources" ou "moyens" humains, participent de la contrainte "coûts" du triangle qualité-coûts-délais, mais au-delà on comptera d'autres individus ou groupes d'individus pouvant être impliqués ou impactés de près ou de loin par le projet : identifier ces acteurs, préciser leur rôle dans le projet sera une tâche du chef de projet qui devra maintenir une vigilance constante à leur égard.
Les parties prenantes (stakeholders)
Il s'agit des personnes, groupes de personnes, organisations susceptibles d'affecter une décision, ou d'être affectés par celle-ci, par une activité du projet, ou par son résultat final (utilisateurs finaux, bénéficiaires, associations de protection de l'environnement, de consommateurs, syndicats, administrations, collectivités...).
Ils peuvent influencer positivement ou négativement le déroulement du projet et la fourniture de ses livrables. Leurs intérêts peuvent être affectés de manière favorable ou défavorable par l’exécution ou l’achèvement du projet.
Le management des parties prenantes constitue un ensemble de processus à part entière de la gestion de projet pour identifier ces individus, analyser leurs attentes et impacts sur le projet, développer des stratégies appropriées afin de les mobiliser efficacement pour la réussite du projet. En ce sens, on veillera à maintenir une attention continue pour gérer et maîtriser l'engagement des parties prenantes notamment par la communication pour comprendre leurs besoins, traiter les problèmes au fur et à mesure, gérer les intérêts contradictoires et promouvoir une engagement adéquat dans les décisions et activités du projet.
La satisfaction des parties prenantes doit être gérée comme un objectif principal du projet.
Le Maître d'ouvrage (MOA)
La Maîtrise d'ouvrage est la personne physique ou morale pour le compte de qui l’objet du projet est réalisé. C’est l’instance décisionnelle porteuse du besoin, celle qui deviendra propriétaire du projet, de l’ouvrage ou du produit qui en résultera (sans nécessairement en être l’utilisatrice), il s’agit du "client".
Le MOA fixe les objectifs en termes de coûts, délais et performances. Si vous êtes en position de MOA, il n’est pas inutile de se rappeler que c’est vous "qui payez" aussi lors des échanges avec le MOE : imposez-vous !
Le Maître d’œuvre (MOE)
La Maîtrise d’œuvre est la personne physique ou morale qui conçoit, dirige la réalisation ou réalise l’objet du projet pour le compte du MOA. Le MOE assure la responsabilité globale des performances techniques, des délais et des coûts. L’accord entre MOA et MOE doit être matérialisé par un contrat sur la base d'un cahier des charges.
Le chef de projet
Il est chargé de diriger, organiser, planifier et mener à bien le projet – ou la partie de projet – en tenant compte des contraintes qui lui sont imposées. Il pilote le projet du début à son terme et coordonne les processus de gestion :
- des objectifs (contenu, coûts, délais, qualité)
- des développements techniques (études, réalisation, contrôle, mise en œuvre)
- des moyens (humains, financiers, matériels, communication)
Il participe, avec le MOA, aux actions de décision (stratégique, risques, ressources humaines) et prend les décisions correspondant à son niveau de responsabilité.
Le chef de projet supervise les activités de l’équipe de projet constituée par le MOE et réunissant des spécialistes (ingénieurs, techniques, planificateurs, coûteneurs…). N’ayant pas toutes les compétences nécessaires à la réalisation du projet, le chef de projet doit pouvoir s’appuyer sur l’équipe qu’il anime et motive, et coordonne les actions en réglant les difficultés, notamment au niveau des interfaces entre responsabilités. A ce titre, il constitue un guide.
Le MOE choisit son représentant et lui confie la mission de mener à bien le projet à travers une lettre de mission de chef de projet, document qui va permettre de fixer entre les parties (MOE/chef de projet) le contenu de la mission et la démarche/stratégie :
- pour atteindre le résultat ;
- contractualiser les critères de performance pour que le MOE juge la qualité de prestation du délégataire (le chef de projet) ;
- protéger celui-ci en limitant son intervention dans le temps, en précisant les conditions de son intervention et en définissant précisément son rôle ; en récapitulant enfin l’ensemble des points de cadrage de la mission.
En pratique la lettre de mission :
- définit la responsabilité, et ses limites, du chef de projet sur :
- la bonne conduite du projet vis-à-vis du client et de sa tutelle
- le respect des dispositions contractuelles
- définit les pouvoirs du chef de projet sur les différents aspects du projet (qualité, planning, ressources budget, études, production, sous-traitance)
- définit les modes de communication dans leurs formes et leur fréquence avec le client et la tutelle
- définit les éléments de soutien de la tutelle au chef de projet (qui, quand, comment)
- porte la date et signature du délégant (MOE) et du délégataire
Le Comité de pilotage (COPIL)
La théorie de projet dispose d'un éventail large de structures de gouvernance selon la taille, la complexité des projets ou leur organisation au sein d'une structure. Ainsi, la "comitologie" prévoit des instances diverses (comités stratégique, technique, projet...) aux compétences déterminées dans le but de fluidifier les décisions. Le COPIL constitue la base.
Le comité de pilotage est l'instance décisionnelle de suivi et d’arbitrage, composée de décideurs issus des parties prenantes. On trouvera :
- le comité de pilotage du client (le plus fréquent), composé des principales parties prenantes et créé à l’initiative du MOA
- le comité de pilotage interne, composé des principaux acteurs-projets et créé à l’initiative du MOE et qui prendra, face au client, les grandes options stratégiques et les décisions correspondantes
Une de ses missions principales : définir des jalons contractuels et des jalons opérationnels.
Pour un projet interne, la direction pourra créer un COPIL chargé d’épauler le chef de projet et jouant vis-à-vis de lui un rôle de tutelle. C'est ce que l'on trouvera le plus souvent au sein de l'université pour les projets internes où la distinction MOA/MOE n'est pas représentée imposant aux chefs de projets de jouer tour à tour les 2 rôles.